IELTS General Training viết thư: formal, semi-formal và informal

Cách chọn giọng điệu theo người nhận

Đọc kỹ tình huống để xác định người nhận. Thư gửi công ty, quản lý, cơ quan thường là formal. Thư gửi chủ nhà, giáo viên hay đồng nghiệp quen thường là semi-formal. Thư gửi bạn thân hay người nhà là informal. Chọn sai giọng điệu làm giảm điểm Task Achievement và Lexical Resource vì từ ngữ không phù hợp ngữ cảnh.

• Formal: Dear Sir or Madam (không biết tên), Dear Mr Smith (biết tên); kết bằng Yours faithfully hoặc Yours sincerely.
• Semi-formal: Dear Mr Smith hoặc Dear Anna; kết bằng Kind regards hoặc Best wishes.
• Informal: Dear Tom; kết bằng Best wishes, See you soon, Take care.

Cấu trúc một lá thư

Đề thường có ba gạch đầu dòng, và bạn phải đề cập đủ cả ba. Cấu trúc gợi ý gồm lời chào, câu nêu mục đích, hai hoặc ba đoạn thân bài mỗi đoạn xử lý một ý, câu kết và lời kết thư. Hãy phát triển mỗi ý bằng chi tiết cụ thể thay vì chỉ nêu một câu.

Ví dụ câu nêu mục đích trong thư formal: I am writing to complain about the poor service I received at your restaurant last Friday. (Tôi viết thư này để phàn nàn về dịch vụ kém tôi nhận được tại nhà hàng của quý vị vào thứ Sáu tuần trước.)

Về cách triển khai, hãy viết mỗi gạch đầu dòng thành một đoạn ngắn gồm câu chính và một hoặc hai câu chi tiết. Ví dụ với ý giải thích vì sao bạn không thể tham dự: Unfortunately, I will not be able to attend because I have an important exam that morning. (Rất tiếc, tôi sẽ không thể tham dự vì sáng hôm đó tôi có một kỳ thi quan trọng.) Chi tiết nhỏ như vậy làm thư thuyết phục và đạt yêu cầu phát triển ý.

Mẫu câu cho từng kiểu thư

Sự khác biệt thể hiện ở từ vựng, độ dài câu và việc dùng viết tắt. Formal không dùng viết tắt như don't hay I'm; informal thì dùng thoải mái.

• Formal: I would be grateful if you could look into this matter. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu quý vị xem xét việc này.) / I look forward to hearing from you.
• Semi-formal: I just wanted to let you know that I will be away next week. / Could you possibly send me the details?
• Informal: Guess what? I'm moving to a new city! (Đoán xem? Mình sắp chuyển đến thành phố mới!) / Let me know if you can come.
• Xin lỗi: I am sorry for any inconvenience this may cause. Mời: Would you like to join us on Saturday?

Lỗi thường gặp

Lỗi lớn nhất là bỏ sót một trong ba gạch đầu dòng hoặc không nói rõ mục đích của thư. Lỗi thứ hai là trộn giọng điệu, ví dụ mở thư formal nhưng lại dùng ngôn ngữ thân mật. Lỗi thứ ba là lời chào và lời kết không khớp: Dear Sir or Madam phải đi với Yours faithfully, còn khi biết tên thì dùng Yours sincerely.

Nên dành 2 phút lập ý, viết khoảng 170 đến 200 từ và 3 phút cuối để rà soát lỗi chính tả, dấu câu và mạo từ.

Câu hỏi thường gặp

Có cần viết địa chỉ và ngày tháng không?

Không cần. Bạn chỉ cần lời chào, nội dung thư và lời kết kèm tên.

Semi-formal khác formal ở điểm nào?

Semi-formal lịch sự nhưng thân thiện hơn, cho phép viết tắt vừa phải và câu ngắn hơn, còn formal tránh viết tắt và dùng cấu trúc trang trọng.

Viết thư có cần ý tưởng sáng tạo không?

Không cần ý tưởng phức tạp, nhưng phải thêm chi tiết hợp lý cho mỗi gạch đầu dòng để thư đầy đủ và thuyết phục.